Stand: 16. Oktober 2026 · Angaben laut Hersteller · Werbelinks mit * gekennzeichnet
Eine kleine Reinigungsfirma braucht vor allem wiederkehrende Rechnungen, die jeden Monat von selbst an die Stammkunden gehen. Bei vier der fünf verglichenen Programme kostet der Tarif mit dieser Funktion zwischen 20 und 32,90 € im Monat. Wer viele Firmenkunden hat, braucht außerdem ein Programm, das E-Rechnungen erstellt.
Wir vergleichen fünf Rechnungsprogramme nach Herstellerangaben, mit Quelle und Datum. Getestet haben wir sie nicht selbst.
hängt: im genannten Tarif dabeihell: teurerer Tarif, Aufpreis, eingeschränkt oder unklarleerer Umriss: nicht gefunden
Ein Handwerker schreibt für jeden Auftrag eine neue Rechnung. Eine Reinigungsfirma schreibt oft jeden Monat dieselbe: für die Unterhaltsreinigung im Büro, die Treppenhausreinigung oder die Praxis, die zweimal pro Woche geputzt wird. Bei zwanzig Objekten sind das zwanzig gleiche Rechnungen im Monat. Ein Programm mit wiederkehrenden Rechnungen legt jede nur einmal an und verschickt sie dann automatisch. Auf der Monatsrechnung steht der Leistungszeitraum, zum Beispiel „1. bis 31. März“.
Dazu kommen drei Punkte:
Büros, Praxen und Hausverwaltungen sind Unternehmen. An sie müssen Sie spätestens ab 2028 E-Rechnungen schicken, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG, Rechtsstand geprüft am 16. Oktober 2026). Das Programm sollte XRechnung oder ZUGFeRD erstellen können. Was für Daueraufträge gilt, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht 2027.
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen, bis 4.000 € im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG). Dafür brauchen sie eine Rechnung und müssen überweisen. Weisen Sie die Arbeitskosten getrennt aus, zum Beispiel getrennt von Reinigungsmitteln.
Schreibt neben Ihnen eine Bürokraft oder Objektleitung Rechnungen, braucht jede Person einen Zugang. Das kostet je nach Programm extra.
| Programm | Wiederkehrende Rechnungen ab | Automatischer Versand | E-Rechnung | Mehrere Nutzer | Testzeit |
|---|---|---|---|---|---|
| Zervant | Plus, 20 € (jährlich) | ja, per E-Mail | nur XRechnung, kein Empfang | nein, nur 1 Person | 14 Tage (Monatsabo) |
| easybill | Professional, 25 € (jährlich) | nicht gefunden | erstellen und empfangen | ab Premium (37 €) | 7 Tage |
| FastBill* | Pro, 27 € (jährlich) | ja | erstellen und empfangen | 3 Personen im Tarif Pro | 14 Tage |
| Lexware Office* | XL, 32,90 € | ja, per E-Mail | erstellen und empfangen | ohne Aufpreis | 30 Tage, endet von selbst |
| sevdesk | Tarif laut Anbieter unklar | ja | erstellen und empfangen | 5,90 € je weiterer Person | 14 Tage |
Stand der Daten: 16.10.2026. Preise netto pro Monat, Angaben laut Hersteller. Die Quellen stehen unten bei jedem Programm. * Werbelink.
Die Reihenfolge richtet sich nach dem Monatspreis des Tarifs, in dem wiederkehrende Rechnungen stecken. sevdesk steht am Ende, weil der Hersteller diesen Tarif nicht eindeutig nennt. Alle fünf Programme mit Vor- und Nachteilen stehen im Vergleich für Handwerker.
ab 20 € im Monat für wiederkehrende Rechnungen
Zervant ist mit 20 € im Monat (Tarif Plus, jährliche Zahlung) der günstigste Weg zu automatisch verschickten Wiederholungsrechnungen. Allerdings arbeitet nur eine Person im Konto, es gibt keinen DATEV-Export, und E-Rechnungen kann Zervant nicht empfangen.
Zur Website von Zervantkein Werbelink
Quellen, gelesen am 16.10.2026: zervant.com/de/preise Zervant-Hilfe: Wiederholungsrechnungen zervant.com/de/xrechnung
ab 25 € im Monat für wiederkehrende Rechnungen
easybill bietet Abo-Rechnungen ab Tarif Professional. Ob sie automatisch verschickt werden, haben wir beim Hersteller nicht gefunden. E-Rechnung und DATEV-Export sind in allen Tarifen enthalten.
Zur Website von easybillkein Werbelink
Quellen, gelesen am 16.10.2026: easybill.de/preise
ab 27 € im Monat für wiederkehrende Rechnungen
FastBill verschickt wiederkehrende Rechnungen ab Tarif Pro automatisch. Im selben Tarif sind drei Nutzer und eine Zeiterfassung dabei. Das passt, wenn Sie Sonderreinigungen nach Stunden abrechnen. Abschlagsrechnungen kann FastBill nicht allgemein, die brauchen Reinigungsfirmen aber selten.
FastBill 14 Tage testen** Werbelink
Quellen, gelesen am 16.10.2026: fastbill.com/preise support.fastbill.com: Testphase
32,90 € im Monat für wiederkehrende Rechnungen
Bei Lexware Office heißen wiederkehrende Rechnungen Serienrechnungen. Sie stecken im Tarif XL für 32,90 € im Monat, dem teuersten. Dafür sind Buchhaltung, beliebig viele Nutzer und die App zum Rechnungen schreiben dabei. Das lohnt sich, wenn Sie Rechnungen und Buchhaltung in einem Programm haben wollen und mehrere Leute daran arbeiten. Alle Tarife und Preise: Lexware Office Kosten.
Lexware Office 30 Tage testen** Werbelink
Quellen, gelesen am 16.10.2026: lexware.de/funktionen/serienrechnungen lexware.de/preise lexware.de/funktionen/benutzer-berechtigungen
Tarif unklar für wiederkehrende Rechnungen
sevdesk hat als einziger der fünf Hersteller eine eigene Seite für Reinigungsfirmen. Wiederkehrende Rechnungen erzeugt und verschickt das Programm dort automatisch, und Sie können sie mit einem Klick pausieren, etwa wenn ein Objekt im Urlaub geschlossen ist. In welchem Tarif die Funktion steckt, geht aus den Herstellerseiten nicht eindeutig hervor. Prüfen Sie das in der Testzeit. Für die Zeiterfassung bietet sevdesk ein Zusatzmodul für 4,90 € im Monat an.
Zur Website von sevdeskkein Werbelink
Quellen, gelesen am 16.10.2026: sevdesk.de/branchen/reinigungsservice sevdesk.de/preise hilfe.sevdesk.de: weitere Benutzer
* Werbelink: Schließen Sie über diesen Link einen Vertrag ab, bekommen wir eine Provision. Der Preis ändert sich für Sie nicht.
Gerechnet für eine Firma, in der zwei Personen Rechnungen schreiben und jeden Monat Dauerrechnungen rausgehen. Reguläre Preise, Stand 16.10.2026, netto.
Arbeiten Sie allein, ist Zervant mit 240 € im Jahr am günstigsten, gefolgt von easybill Professional mit 300 €.
Tarife bei FastBill und easybill mit jährlicher Zahlung.
Wer nach Software für Gebäudereinigung sucht, findet bei Google vor allem Branchensoftware. Sie macht mehr als Rechnungen: Laut Hersteller verbindet Profacilo Zeiterfassung, Einsatzplanung, Objektverwaltung und Abrechnung, PlanD bietet Einsatzplanung und mobile Zeiterfassung, und clockin ist auf Einsatzplanung und Zeiterfassung ausgerichtet.
Das lohnt sich, wenn Sie viele Leute auf viele Objekte verteilen und deren Arbeitszeiten digital erfassen wollen. Schreiben Sie vor allem Monatsrechnungen für feste Kunden und planen Ihre Einsätze noch gut im Kopf oder im Kalender, reicht ein Rechnungsprogramm mit wiederkehrenden Rechnungen. Das ist meist günstiger und schneller eingerichtet. Branchensoftware vergleichen wir hier nicht.
Quellen, gelesen am 16.10.2026: ProfaciloPlanD bei SoftGuideclockin
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand 16.10.2026.
Ja, spätestens ab 1. Januar 2028. Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 €, schon ab 2027. Bis dahin dürfen Sie mit Zustimmung des Kunden noch PDF oder Papier schicken. Für Rechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer gelten Ausnahmen (§ 27 Abs. 38 UStG).
Die Arbeitskosten sollten getrennt ausgewiesen sein, und der Kunde muss auf Ihr Konto zahlen, zum Beispiel per Überweisung. Barzahlung zählt nicht. Absetzen kann er 20 % der Arbeitskosten, höchstens 4.000 € im Jahr.
Für Angebote und Rechnungen gibt es kostenlose Tarife, zum Beispiel bei Zervant, bei easybill (bis 3 Kontakte) und bei sevdesk (bis 3 Rechnungen im Monat). Für eine Reinigungsfirma mit festen Objekten reichen sie selten, weil Kontakte oder Rechnungen begrenzt sind.
Es gibt zwei Arten. Rechnungsprogramme wie Lexware Office, sevdesk, easybill, FastBill und Zervant schreiben Angebote und Rechnungen, viele auch wiederkehrende Rechnungen und E-Rechnungen. Branchensoftware für Gebäudereinigung wie Profacilo oder PlanD plant zusätzlich Einsätze und erfasst Arbeitszeiten, oft mit Abrechnung. Für eine kleine Reinigungsfirma reicht meist die erste Art.
Das hängt davon ab, was sie erledigen soll. Für die Rechnungen reicht ein Rechnungsprogramm. Reinigungssoftware im engeren Sinn plant zusätzlich Einsätze, Touren und Arbeitszeiten pro Objekt. Die vergleichen wir hier nicht. Für eine Firma mit bis zu zehn Leuten reicht für die Abrechnung meist ein Rechnungsprogramm mit wiederkehrenden Rechnungen. Einen Testsieger nennen wir nicht, weil wir die Programme nicht selbst getestet haben.
Feierabend-Büro wird von einem Webdesigner betrieben, der Websites und Werkzeuge für kleine Betriebe baut. Für Reinigungsfirmen hat er CleanCalc entwickelt (cleancalc.de). Mit CleanCalc erfassen Reinigungsfirmen Leistungen und Flächen, kalkulieren mit ihren Preisen, fügen ein Leistungsverzeichnis hinzu und versenden das fertige Angebot sofort als PDF. Die Rechnungsprogramme selbst haben wir nicht getestet. Grundlage sind die Angaben der Hersteller.
So vergleichen wir
