Rechtsstand geprüft am 17. Oktober 2026 · keine Rechtsberatung
E-Rechnung Pflicht 2027: Was kleine Betriebe jetzt wissen müssen
Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Firmen als E-Rechnung verschicken, ab 1. Januar 2028 alle Betriebe. Für Handwerks- und Reinigungsbetriebe mit 1 bis 10 Leuten heißt das meist: 2027 geht noch PDF mit Zustimmung des Kunden, ab 2028 nicht mehr. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Eine Verschiebung fordern Handwerksverbände, beschlossen ist sie nicht (Stand 17.10.2026).
E-Rechnung Pflicht 2027 und 2028: der Zeitplan
| Ab wann | Wer | Was gilt |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen empfangen können |
| bis 31.12.2026 | alle Unternehmen | PDF oder Papier an Firmenkunden noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Kunden |
| ab 1.1.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | Rechnungen an Firmenkunden nur noch als E-Rechnung |
| 2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | PDF oder Papier noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Kunden |
| ab 1.1.2028 | alle Unternehmen außer Kleinunternehmern | Rechnungen an Firmenkunden nur noch als E-Rechnung |
Quelle: § 27 Abs. 38 UStG, Rechtsstand geprüft am 17.10.2026. Gemeint sind Rechnungen an Unternehmen im Inland.
Welche Rechnungen betroffen sind
Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Für einen Handwerksbetrieb sind das zum Beispiel Bauträger, Hausverwaltungen, Architekten, Generalunternehmer und Firmen, die ihre Räume renovieren lassen. Für eine Reinigungsfirma sind es Büros, Arztpraxen, Kanzleien und Hausverwaltungen.
Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatkunden. Die dürfen Sie weiter auf Papier schicken oder mit Zustimmung des Kunden als PDF.
- Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen).
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Sie müssen keine E-Rechnungen schreiben, aber empfangen können.
Die Pflicht gilt dagegen auch bei Bauleistungen mit Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG und bei Rechnungen an Kleinunternehmer.
Quellen, gelesen am 17.10.2026: § 27 UStG § 34a UStDV ZDH: Elektronische Rechnung
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten, die die Buchhaltung Ihres Kunden automatisch einlesen kann. Zwei Formate sind in Deutschland üblich:
- Die XRechnung ist eine reine Datendatei im XML-Format, ohne Ansicht zum Lesen.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Es zählt ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht.
Ein PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung, ein Scan oder Foto auch nicht. Ein Rechnungsprogramm erstellt XRechnung oder ZUGFeRD auf Knopfdruck.
Was Sie zum Empfangen brauchen
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025, zum Beispiel vom Großhändler oder vom Tankkartenanbieter. Dafür reichen laut Zentralverband des Deutschen Handwerks:
- ein E-Mail-Postfach
- ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht, kostenlos zum Beispiel im ELSTER-Portal oder mit dem Quba-Viewer
- ein Archiv, in dem die Datei unverändert acht Jahre liegt (§ 14b UStG). Ausdrucken reicht nicht.
Die meisten Rechnungsprogramme können E-Rechnungen auch empfangen und ablegen.
Was im Handwerk und in der Reinigung besonders gilt
Bauleistungen und Abschlagsrechnungen
Bei Bauleistungen erlaubt ein BMF-Schreiben vom 23. Februar 2026 bis 30. Juni 2030 eine Vereinfachung: Im Datenteil der E-Rechnung reichen die Summen je Gewerk, wenn das Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage beiliegt und die Rechnung darauf verweist. Dasselbe gilt für die Übersicht der Anzahlungen in der Schlussrechnung.
Daueraufträge
Für Dauerschuldverhältnisse wie Mietverträge reicht laut ZDH eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, mit Verweis auf den Vertrag. Eine neue braucht es erst, wenn sich Angaben ändern. Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als PDF oder Papier erteilt wurden, müssen nicht neu als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich nichts ändert. Ob Ihr Reinigungs- oder Wartungsvertrag dazu zählt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wenn der Kunde die E-Rechnung nicht annimmt
Lehnt ein Kunde die E-Rechnung ab, haben Sie Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt und den Versand nachweislich versucht haben, etwa mit einem Sendeprotokoll.
Quelle, gelesen am 17.10.2026: ZDH: Elektronische Rechnung
Was passiert, wenn Sie keine E-Rechnung schicken
Gilt für Sie die Pflicht, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das trifft zuerst Ihren Kunden: Er kann die Vorsteuer grundsätzlich nur aus einer E-Rechnung ziehen. Viele Firmenkunden werden PDF-Rechnungen deshalb zurückschicken und eine E-Rechnung verlangen. Sie können die PDF-Rechnung durch eine E-Rechnung berichtigen, die auf das Original verweist.
Fünf Schritte bis 2028
- Sortieren Sie Ihre Kunden: Wer ist eine Firma, wer privat? Bei Firmen die genaue Rechnungsadresse und eine Bestellnummer notieren, falls der Kunde eine verlangt.
- Prüfen Sie Ihren Umsatz. Lag er im Vorjahr über 800.000 €, gilt die Pflicht schon ab 2027.
- Richten Sie den Empfang ein, also Postfach, Anzeigeprogramm und Archiv, falls noch nicht geschehen.
- Wählen Sie ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erstellt.
- Machen Sie einen Probelauf. Schicken Sie einem großen Firmenkunden 2027 schon eine E-Rechnung und fragen Sie, ob sie sauber ankommt.
Welche Rechnungsprogramme E-Rechnungen erstellen
Alle fünf Programme aus unserem Vergleich erstellen E-Rechnungen, aber nicht in jedem Tarif und nicht in jedem Format:
| Programm | E-Rechnung erstellen ab | Formate | E-Rechnung empfangen |
|---|---|---|---|
| Lexware Office* | Tarif M, 12,90 € | XRechnung, ZUGFeRD | alle Tarife |
| sevdesk | kostenlos (3 im Monat), unbegrenzt ab Tarif Rechnung | XRechnung, ZUGFeRD | ja |
| easybill | alle Tarife, auch Free | nicht genannt | alle Tarife |
| FastBill* | Solo, 9 bis 10 € | XRechnung, ZUGFeRD | ab Solo |
| Zervant | Free | nur XRechnung | nein |
Herstellerangaben, Preise netto im Monat, Stand 16.10.2026, Preise am 17.10.2026 nachgeprüft. Quellen bei jedem Programm im Vergleich für Handwerker. * Werbelink.
Welches Programm zu Ihrem Betrieb passt, hängt von mehr ab als der E-Rechnung: Abschlagsrechnungen, App, Zahl der Nutzer. Das vergleichen wir für Handwerker und für Reinigungsfirmen.
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Häufige Fragen zur E-Rechnung ab 2027
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand 17.10.2026.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen stellen?
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Alle anderen dürfen 2027 mit Zustimmung des Kunden noch PDF oder Papier schicken (§ 27 Abs. 38 UStG).
Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
An Firmenkunden bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, jeweils mit Zustimmung des Kunden. Für Rechnungen bis 250 € bleiben PDF-Rechnungen erlaubt. An Privatkunden und als Kleinunternehmer dürfen Sie weiter auf Papier abrechnen oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie weiter auf Papier schicken oder mit Zustimmung des Kunden als PDF.
Wie erkenne ich, ob eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung ist?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber eine eingebettete XML-Datei. Ein Anzeigeprogramm für E-Rechnungen zeigt sie an. Ist keine XML-Datei enthalten, ist das PDF keine E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?
Gilt die Pflicht für Sie, ist Ihre PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen und wird eine E-Rechnung verlangen. Sie können das mit einer E-Rechnung berichtigen, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?
Beschlossen ist keine Verschiebung (Stand 17.10.2026). Der Zentralverband des Deutschen Handwerks und einige Handwerkskammern fordern, die Pflicht für Betriebe über 800.000 € auf 2028 zu verschieben. Wir prüfen den Stand und ändern diese Seite, wenn sich etwas ändert.