Stand: 17. Oktober 2026 · Angaben laut Hersteller · Werbelinks mit * gekennzeichnet
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Was Sie brauchen und was es kostet
Als Kleinunternehmer schreiben Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer, mit einem Hinweis auf § 19 UStG. Für wenige Rechnungen im Monat reicht ein kostenloser Tarif. Ein bezahltes Rechnungsprogramm kostet Sie bei den fünf verglichenen Programmen ab etwa 127 € im Jahr, gerechnet mit Mehrwertsteuer, weil Sie die als Kleinunternehmer nicht zurückbekommen.
Wir vergleichen Lexware Office, sevdesk, easybill, FastBill und Zervant nach Herstellerangaben, mit Quelle und Datum. Getestet haben wir sie nicht selbst.
Wer Kleinunternehmer ist
Kleinunternehmer im Sinne der Umsatzsteuer sind Sie, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG, gültig seit 1. Januar 2025). Dann stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung und geben in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Im Gegenzug bekommen Sie die Mehrwertsteuer auf Ihre eigenen Einkäufe nicht vom Finanzamt zurück.
Eine Ausnahme betrifft viele Handwerker. Beauftragen Sie als Bauhandwerker einen Subunternehmer (§ 13b UStG), schulden Sie dessen Umsatzsteuer und müssen sie beim Finanzamt anmelden. Das gilt auch als Kleinunternehmer.
Die Grenze von 100.000 € gilt sofort. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, wird normal besteuert. Im Gründungsjahr liegt diese Grenze bei 25.000 €.
Kleinunternehmer ist ein Begriff aus dem Steuerrecht. Ein Kleingewerbe dagegen ist ein Gewerbe, das kein kaufmännisches Handelsgewerbe ist. Die beiden Begriffe hängen nicht zusammen: Ein Kleingewerbe kann die Kleinunternehmerregelung nutzen, muss es aber nicht.
Was auf Ihre Rechnung muss
Für Kleinunternehmer gelten eigene, kürzere Pflichtangaben (§ 34a UStDV):
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift Ihres Kunden
- Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- den Gesamtbetrag und den Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
Den genauen Wortlaut des Hinweises schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ein Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmerregelung setzt diesen Satz von selbst ein und lässt die Umsatzsteuer weg.
Eine E-Rechnung müssen Kleinunternehmer auch nach 2027 nicht schreiben (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiter auf Papier abrechnen oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF. E-Rechnungen von Lieferanten empfangen müssen Sie aber seit 1. Januar 2025 können. Dafür reichen ein E-Mail-Postfach, ein kostenloses Anzeigeprogramm und ein sicheres Archiv. Mehr dazu in unserem Ratgeber E-Rechnung 2027.
Fünf Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich
Als Kleinunternehmer zahlen Sie die Mehrwertsteuer auf die Software selbst. Deshalb rechnen wir hier mit Bruttopreisen, also den Nettopreisen der Hersteller plus 19 %. Reguläre Preise, ohne Rabattaktionen.
| Programm | Bezahlt ab (brutto im Jahr) | Kostenloser Tarif | Kleinunternehmerregelung | E-Rechnung erstellen | Testzeit |
|---|---|---|---|---|---|
| sevdesk | 127,09 € (Rechnung, 24 Monate Laufzeit) | 3 Rechnungen im Monat, keine Angebote | ja | ja, auch im kostenlosen Tarif | 14 Tage |
| FastBill* | 128,52 € (Solo, jährlich) | keiner | einstellbar | in allen Tarifen | 14 Tage, kein Abo danach |
| easybill | 128,52 € (Starter, jährlich, bis 20 Kontakte) | Free: 50 Dokumente im Monat, 3 Kontakte | automatisch | Formate nicht genannt | 7 Tage Premium |
| Zervant | 135,54 € (Start, jährlich, mit finnischer Umsatzsteuer) | Free: laut FAQ 5 Rechnungen im Monat, an anderer Stelle unbegrenzt | nicht gefunden | nur XRechnung | 14 Tage (nur Monatsabo) |
| Lexware Office* | 184,21 € (M, monatlich kündbar) | keiner | automatisch | ab Tarif M | 30 Tage, endet von selbst |
Stand der Daten: 17.10.2026. Jahrespreis = Nettopreis des günstigsten Tarifs mit Angeboten und Rechnungen mal 12, plus 19 % Mehrwertsteuer. Bei sevdesk gilt dieser Preis nur mit 24 Monaten Laufzeit, mit 12 Monaten sind es 141,37 €. Zervant berechnet ohne deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer laut Preisseite 25,5 % finnische Umsatzsteuer. Mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fällt sie weg, dann schulden Sie selbst 19 % nach § 13b UStG, also ebenfalls 128,52 € im Jahr. * Werbelink.
Welches Programm für welchen Kleinunternehmer?
Nur ein paar Rechnungen im Monat: sevdesk kostenlos
Im kostenlosen Tarif von sevdesk schreiben Sie bis zu drei Rechnungen im Monat, auch als E-Rechnung, mit beliebig vielen Kunden. Angebote gehen damit nicht, die gibt es erst im Tarif Rechnung für regulär 9,90 € netto im Monat bei zwölf Monaten Laufzeit oder 8,90 € bei 24 Monaten. Mit 24 Monaten ist das der günstigste bezahlte Tarif im Vergleich, Sie binden sich dafür zwei Jahre. Der Tarif enthält auch Abschlagsrechnungen. Das passt, wenn Sie nebenbei selbstständig sind und selten abrechnen.
Quellen, gelesen am 17.10.2026: sevdesk.de/rechnungsprogramm-kostenlos sevdesk.de/preise
Wenige Kunden, auch Angebote: Zervant oder easybill kostenlos
Wie viel Zervant Free erlaubt, sagt die Preisseite nicht eindeutig: In den FAQ stehen 5 Rechnungen im Monat, in der Funktionsliste unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen. XRechnungen erstellt Zervant. Ob Zervant den Kleinunternehmer-Hinweis von selbst einsetzt, haben wir beim Hersteller nicht gefunden. Prüfen Sie das, bevor Sie die erste Rechnung verschicken. Der bezahlte Tarif Start kostet 9 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung. Ohne deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kommt die finnische Umsatzsteuer von 25,5 % dazu. Die 14 Testtage gibt es nur beim Monatsabo.
Quellen, gelesen am 17.10.2026: zervant.com/de/preise
easybill Free erlaubt 50 Dokumente im Monat, aber nur drei Kontakte. Das reicht für einen Stammkunden und zwei Gelegenheitskunden. Der Tarif Starter kostet 9 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung und erlaubt 20 Kontakte. E-Rechnungen empfangen geht in allen Tarifen, die Kleinunternehmerregelung wendet easybill laut Hersteller automatisch an. Welche Formate easybill beim Erstellen unterstützt, nennt die Preisseite nicht.
Quellen, gelesen am 17.10.2026: easybill.de/preise easybill.de/kostenloses-rechnungsprogramm
Regelmäßig Rechnungen, günstig: FastBill Solo
FastBill Solo kostet 9 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung, mit Mehrwertsteuer 128,52 € im Jahr. Rechnungen, Angebote und E-Rechnungen sind dabei, Mengengrenzen nennt FastBill nicht. Die Kleinunternehmerregelung lässt sich einstellen. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht. Der 14-tägige Test geht nicht von selbst in ein Abo über.
FastBill 14 Tage testen** Werbelink
Quellen, gelesen am 16. und 17.10.2026: fastbill.com/preise support.fastbill.com: Testphase
Rechnungen am Handy, Betrieb soll wachsen: Lexware Office M
Lexware Office M kostet 12,90 € netto im Monat, mit Mehrwertsteuer 184,21 € im Jahr. Das ist der teuerste Einstieg im Vergleich. Dafür schreiben Sie Angebote und Rechnungen auch in der App, weitere Nutzer kosten nichts, und Sie können monatlich kündigen. Die Kleinunternehmerregelung berücksichtigt das Programm laut Hersteller automatisch. Was die anderen Tarife kosten, steht auf unserer Seite Lexware Office Kosten.
Lexware Office 30 Tage testen** Werbelink
Quellen, gelesen am 16. und 17.10.2026: lexware.de/preise lexware.de/rechnungssoftware/kleinunternehmen lexware.de/funktionen/benutzer-berechtigungen
* Werbelink: Schließen Sie über diesen Link einen Vertrag ab, bekommen wir eine Provision. Der Preis ändert sich für Sie nicht.
Sie sind Handwerker und haben die Kleinunternehmergrenze schon überschritten? Dann hilft unser Vergleich für Handwerker mit Abschlagsrechnungen, App und Kosten für mehrere Leute.
Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand 17.10.2026.
Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer Pflicht?
Nein. Kein Gesetz schreibt ein bestimmtes Programm vor. Ihre Rechnungen müssen aber die Pflichtangaben enthalten und acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Mit Word oder Excel ist das mühsam, weil sich die Dateien jederzeit unbemerkt ändern lassen.
Wie erstelle ich Rechnungen als Kleinunternehmer?
Sie brauchen Ihren Namen und Ihre Anschrift, die Ihres Kunden, Ihre Steuernummer, das Datum, die Leistung, den Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer und den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Ein Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmerregelung füllt den Hinweis von selbst aus.
Welcher Satz zur Kleinunternehmerregelung muss auf die Rechnung?
Einen festen Wortlaut gibt es nicht. Die Rechnung muss nur deutlich machen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Üblich ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, auch nach 2027 nicht. Kleinunternehmer dürfen weiter auf Papier abrechnen oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber seit 1. Januar 2025 können, zum Beispiel vom Großhändler.
Welches kostenlose Rechnungsprogramm ist für Kleingewerbe geeignet?
Für bis zu drei Rechnungen im Monat ohne Angebote reicht sevdesk kostenlos. Brauchen Sie Angebote, gehen Zervant Free (laut FAQ 5 Rechnungen im Monat) oder easybill Free mit drei Kontakten. Wer jeden Monat mehrere Kunden abrechnet, stößt an diese Grenzen und braucht einen bezahlten Tarif.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, gilt die Kleinunternehmerregelung im neuen Jahr nicht mehr. Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 €, endet sie sofort, schon für den Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten. Ab dann schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer.